|
امروزه مدیریت ، كنترل و ردیابی مكانیزه فعالیت‌های كاركنان سازمان ، گامی بلند در تعالی سازمانی و یكی از شاخص‌های آن محسوب می‌گردد. علت اصلی این موضوع ، ایجاد تسهیلات در زمینه مدیریت زمان برای یكایك پرسنل و تهیه گزارش‌های جامع در زمینه وضعیت عمومی فعالیت‌ها می‌باشد. از سوی دیگر با مكانیزاسیون ارتباطات سازمانی ، گام مؤثری در كاهش هزینه‌های منابع انسانی و ملزومات مصرفی برداشته می‌شود. ملاحظه شرایط زیست محیطی ، به عنوان یكی دیگر از شاخص‌های سازمان‌های پیشرو ، از دیگر نتایج بهره‌برداری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری محسوب می‌گردد.
هدف راهكار سازمانی كوثر در این حوزه ، رفع نیازمندی‌های پایه سازمان‌ها در زمینه ارتباطات ، مكاتبات و كنترل فعالیت‌ها است. در این راستا استفاده از فناوری روز دنیا در مراحل معماری، طراحی و پیاده‌سازی سیستم ، بهره‌مندی از صاحبان مهارت و تجربه در زمینه مكانیزاسیون فعالیت‌ها و مكاتبات و هم‌چنین سعی در ارائه راه حل‌های خلاقانه، سرلوحه كار بوده است. سیستم‌ها و زیرسیستم‌های تولید شده دراین حوزه ، هم در شبكه محلی و هم در شبكه گسترده مانند اینترنت قابل بهره‌برداری هستند :
-
 دبیرخانه
-
مدیریت كارها و كارتابل جامع
-
گاهشمار (تقویم)
-
مدل ساز سازمانی
-
بایگانی
-
هشداردهنده خودكار
-
كارتابل تحت وب
دبیرخانه
-
ثبت و نگهداری اطلاعات نامه اعم از وارده، صادره و داخلی
-
ثبت سوابق نامه‌های پیش از آغاز مكانیزاسیون جهت تسهیل دسترسی به اطلاعات قدیمی و ایجاد یكپارچگی اطلاعات جدید و قدیم
-
تعریف دفاتر اندیكاتور متعدد و شماره‌گذاری دلخواه
-
دسترسی به لیست نامه‌ها مطابق حقوق دسترسی تعریف‌شده
-
امضا و ابطال نامه
-
درج انواع گوناگون فایل به عنوان متن نامه و یا پیوست
-
امكان مرتبط نمودن كلیه فرم‌های اطلاعاتی به نامه‌ها (مانند برگه مرخصی، درخواست خرید و ...)
مدل ساز سازمانی
-
تعریف گروه شركت‌ها (Holding) و شركت‌ها (Company)
-
تعریف شعب و دفاتر
-
تعریف واحدها و پست‌های سازمانی
-
مدل‌سازی انواع چارت و نمودار سازمانی
-
ثبت چند پست سازمانی برای یك نفر
-
ثبت احكام سازمانی (كارگزینی) پرسنل
-
ایجاد نسخه پیش‌نویس چارت سازمانی
-
ایجاد و نگهداری نسخ مختلف چارت سازمانی
-
تصویب و فعال‌سازی نسخه خاص از چارت سازمانی
-
تعریف روابط بین اجزای سازمانی (تعلق، مسئولیت، حضور و ...)
-
ثبت احكام سیستمی پرسنل به‌طور خودكار (معادل احكام سازمانی) یا دستی
-
امكان مدل‌سازی گروه‌های كاری جهت ایجاد چارت خاص مكاتبات و ایجاد سطوح در واحدهای تك‌سطحی
-
امكان معرفی و استفاده كاربران خارج سازمانی (حسابرس، پرسنل پروژه‌ای و ...) بدون نیاز به صدور حكم سازمانی
-
جداسازی پست‌های سیستمی از پست‌های سازمانی به‌منظور سهولت در تعاریف مورد نیاز در اتوماسیون اداری برای گردش مكاتبات
-
تعریف روابط استثناء (ارتباط بین پست‌ها) با تعیین تاریخ انقضاء
-
ارتباط میان پست‌های سازمانی و نقش‌های تعریف‌شده در زیرساخت امنیت
بایگانی
-
معرفی بایگانی های فیزیكی و الكترونیكی
-
ایجاد بایگانی های شخصی و عمومی برای واحدهای سازمانی
-
معرفی فولدرهای مرتبط با هر بایگانی
-
بایگانی موجودیت سیستم ها و یا ضمائم آنها در بایگانی ها
-
تعیین حقوق دسترسی برای هر یك از فولدرهای یك بایگانی
-
تعیین نوع موجودیت های قابل بایگانی در هر یك از فولدرهای یك بایگانی
-
معرفی فرم‌های اطلاعاتی به همراه ساختار آنها جهت بایگانی مدارك غیر سیستمی
-
تعیین نقش ضمیمه هر فایل برای یك موجودیت (مانند برگ اول شناسنامه)
-
چاپ دسته‌ای فایل‌های ضمیمه‌شده (مانند چاپ برگ اول شناسنامه پرسنل خاص)
-
استخراج دسته ای فایل های ضمیمه شده (مانند مدارك پروژه خاص)
-
ثبت امانت اسناد فیزیكی به اشخاص
-
ثبت عودت اسناد امانت داده شده به اشخاص
|
هشداردهنده خودكار
برنامه هشدار مركزی برای كلیه ارجاعات از جمله نامه‌ها
به‌روزرسانی خودكار برنامه هشدار بدون سركشی متوالی به پایگاه داده و بدون سربار برای ترافیك شبكه و سرور
به‌روزرسانی خودكار كارتابل بدون نیاز به بازخوانی توسط كاربر با استفاده از سرویس هشدار
گاهشمار (تقویم)
مشاهده تقویم و روزشمار و درج قرارها، جلسات و فعالیت ها
یادآوری قرارها و جلسات درج شده در زمان مناسب
برنامه ریزی انجام كارهای كارتابل در تقویم
گزارش ها
-
گزارش مؤسسات و اشخاص طرف ارتباط
-
گزارش مكاتبات صادره، وارده و داخلی
-
گزارش دفتر اندیكاتور
-
گزارش دفتر تلفن و نشانی
-
گزارش مراحل و نحوه گردش كار
-
گزارش تأخیرات در انجام فعالیت‌ها
-
گزارش مكاتبات بدون پاسخ
-
گزارش‌های اجرایی ، آماری و مدیریتی
-
ارسال كلیه لیست‌ها و گزارش‌ها به محیط Excel , Word , Html
-
طراحی گزارش توسط كاربر با ابزار كاملاً فارسی و توانمند
|